Wir organisieren IhrE Veranstaltung von A-Z

Vom ersten Beratungsgespräch und der Konzeption, über die Organisation, das Bewerben und Durchführen Ihrer Veranstaltung, bis zur Finanzplanung und dem Einwerben von Sponsoren sind wir Ihr kompetenter Partner.




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Beratung und Konzeption
Auswahl der Räumlichkeiten, Terminplanung, Definition der Zielgruppen

Kosten- und Finanzmanagement
Erstellen des Kosten- und Finanzplanes, Update des Kongressbudgets, Eröffnung und Verwaltung eines Kongresskontos

Marketing und Öffentlichkeitsarbeit
Corporate Design, Layout
Grafischer Entwurf digitaler und Printmedien (Flyer, Briefpapier, Website, etc .)

Website
Präsentation der Veranstaltung auf unserem Server mit eigener Domain, Aktualisierung der Inhalte nach Bedarf

Mailings
Versand von Newslettern, Flyern und Programmen mit zielgruppenorientierter Adressselektion aus eigenen Datenbanken

Platzierung
Bewerbung auf fachverwandten Veranstaltungen, Veröffentlichung in relevanten Onlinekalendern und in Fachzeitschriften

Social Media
Bewerbung über verschiedene Social Media-Kanäle wie Facebook, Instagram u.a.

Presse
Einladung der Fachpresse, Pressekonferenzen, Pressemappen

Programminhalte
Abstracthandling
Erfassung der Abstracts mittels Onlineformular, webbasiertes passwortgeschütztes Review- System, Kommunikation mit den Autoren, Erstellung des Abstract-Bandes

ProgramCompact
Webbasiertes Diskussionsforum zur Inhaltsgestaltung, Erstellung der Programmstruktur und Zuordnung der Inhalte

Zertifizierung und Patronate
Beantragung, Kommunikation mit zuständigen Vergabestellen, Erstellung aller Zertifikate, elektronische Erfassung der Teilnehmer (Scannen der EFN)

Rahmenprogramm
Planung, Vorbereitung und Gestaltung des Rahmenprogrammes

Sponsoring
Erarbeitung von Regularien, Akquisition, Korrespondenz und Rechnungslegung

Ausstellung
Standplanung, Bereitstellung von Mobiliar und Stromanschlüssen, Betreuung vor Ort

Assoziierte Symposien und Workshops
Kommunikation mit den Firmen und Referenten, Raumplanung, Technische Betreuung

Teilnehmermanagement
EDV-gestützte Teilnehmerregistrierung und -bestätigung, Kontrolle der Zahlungseingänge, Hotel- zimmervermittlung, Erstellung aller Teilnehmerunterlagen und Zertifikate

Zahlungsmanagement
Rechnungserstellung; Erfassung der Zahlungseingange per Paypal, Lastschrift, Kreditkarte, Überweisung, Barzahlung; Mahnwesen

Referenten und VIPs
Korrespondenz nach Vorgabe des Veranstalters, Reiseplanung und Hotelreservierung, Betreuung vor Ort, Shuttle-Service, Reisekosten- und Honorarabrechnung

Personalplanung
Registrierung, Medientechnik, Shuttleservice, Wachschutz, WC und Garderobe

Veranstaltungstechnik
Organisation und Betreuung von Audio- und Projektionstechnik, Web-Terminals, WLAN-Technik, Abstimmungssystemen, Rednerampeln und der Medienannahme

Gestaltung der Veranstaltung
Vorbereitung aller Veranstaltungsbereiche, Beschilderung und Dekoration, Einrichtung und Betreuung des Tagungsbüros, des Registrierungs-Desks, der Medienannahme und der Ausstellung

Durchführung
Betreuung der Veranstaltung vor Ort, Akkreditierung der Referenten und Teilnehmer, Kontrolle des Ablaufs, Einweisung des Personals, Umgang mit allen „Herausforderungen“

Nachbereitung
Statistische Auswertung und Evaluation, Bearbeitung der Reisekosten, Danksagung, Abrechnung

Kennen Sie
Time Keeper?

Der Time Keeper unterstützt den Moderator und den Referenten unaufdringlich unter Einbeziehung des Publikums bei der Einhaltung seiner Redezeit.

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